2.14.87.1, 2019-04-02 08:54:09
Obowiązek informacyjny

Szanowny/a Panie/Pani,

Otrzymał/a Pan/Pani wiadomość SMS / EMAIL ze wstępną informacją o przetwarzaniu Pana/Pani danych osobowych przez  Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (VGP) oraz wskazanego w niej Autoryzowanego Dealera / Partnera Serwisowego marki Volkswagen, będącego częścią sieci sprzedaży marki Volkswagen, a także Centralę Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy jako producenta Volkswagen.

Poniżej znajdzie Pan/Pani szczegółowe informacje o przetwarzaniu Pana/Pani danych osobowych, zgodnie z przepisami RODO ( Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO).

Prosimy o wybranie z poniższej listy i przeczytanie treści obowiązku, odnoszącego się do okoliczności przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, wskazanych w treści wiadomości SMS/EMAIL.

Rodzaje obowiązków:

  1. Nawiązanie kontaktu z Dealerem;
  2. Pozostawanie w relacjach biznesowych;
  3. Zamówienie lub zakup samochodu;
  4. Zamówienie lub zakup samochodu oraz udzielenie zgody na cele marketingowe;
  5. Zlecenie usługi oraz zakup części i akcesoriów;
  6. Zlecenie usługi oraz zakup części i akcesoriów oraz udzielenie zgody na cele marketingowe;
  7. Zainteresowanie ofertą na zakup samochodu;
  8. Zainteresowanie ofertą na zakup samochodu oraz udzielenie zgody na cele marketingowe;
  9. Realizacja jazdy testowej i użyczenie samochodu;
  10. Realizacja jazdy testowej i użyczenie samochodu oraz udzielenie zgody na cele marketingowe;
  11. Zgoda marketingowa.

W związku z korzystaniem przez Pana/Panią z naszej strony internetowej, prosimy o zapoznanie się także z Polityką prywatności oraz polityką cookies.

Ad.1 Nawiązanie kontaktu z Dealerem

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane? Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1) Zakres danych: dane indentyfikacyjne, kontaktowe oraz korespondencyjne, dane dotyczące samochodu, w tym VIN, dane dot. zapytania (także na naszych stronach internetowych) – w zależności od tego, jakie dane zdecydował/a się Pan/Pani się pozostawić u Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego;

2) Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania:

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44 wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Autoryzowany Dealer/Autoryzowany Partner Serwisowy;

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

Z uwagi na nawiązanie przez Pana/Panią lub z Panem/Panią kontaktu z Autoryzowanym Dealerem/Autoryzowanym Partnerem Serwisowym lub VGP (np.: wizytą w salonie i pozostawieniem swoich danych, wręczeniem wizytówki, kontaktem z centrum telefonicznym danego salonu, przesłaniem wiadomości e-mail) i zapytaniem dotyczącym jazdy testowej lub szczegółów oferty zakupu pojazdu marki Volkswagen lub szczegółów oferty innych, powiązanych z tą marką produktów, akcesoriów lub usług motoryzacyjnych, wykorzystamy podane przez Pana/Panią dane do kontaktu z Panem/Panią celem potwierdzenia Pana/Pani zainteresowania, przedstawienia Panu/Pani informacji na temat produktu / usługi marki Volkswagen lub umówienia jazdy testowej, którymi jest Pan/Pani zainteresowany/a, z użyciem telefonu lub e-mail (jeśli je Pan/Pani podał/a), w oparciu o Pana/Pani zgodę wyrażoną poprzez pozostawienie Pana/Pani danych. Oddzwonimy lub napiszemy maila, i w przypadku potwierdzenia przez Pana/Panią dalszego zainteresowania, dalej obsłużymy Pana/Pani zapytanie. W tym zakresie podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do kontaktu, przygotowania oferty lub realizacji jazdy testowej.

Pozostawienie przez Pana/Panią numeru telefonu lub adresu e-mail uznajemy za zgodę na kontakt w związku z zapytaniem, zgodnie z przepisami o marketingu elektronicznym. Przygotowanie konkretnej oferty na Pana/Pani żądanie nastąpi na podstawie czynności zmierzających do zawarcia umowy, zaś realizacja jazdy testowej na podstawie umowy, chyba że kontaktuje się Pan/Pani z nami jako pracownik lub osoba kontaktowa w imieniu klienta – wówczas Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w ramach uzasadnionych interesów polegających na możliwości bieżącego kontaktu w ramach takiego zapytania;

W ramach uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wykorzystamy Pana/Pani dane celem:

  • badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej;
  • w celach archiwalnych (dowodowych) celem zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
  • w celach analitycznych i statystycznych, lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach;
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego sieci sprzedaży, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego;
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług;
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych,

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: Może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44 z dopiskiem „IOD”. Może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, Call Center, audytorzy, doradcy. Odbiorcami danych mogą być spółki z grupy, w tym  Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy, Autoryzowani Dealerzy / Autoryzowani Partnerzy Serwisowi VGP, podmioty zapewniające finansowanie lub ubezpieczenia, w tym  Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o.;

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe w związku z zainteresowaniem jazdą testową lub ofertą będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do obsługi Pana/Pani zapytania (nie dłużej niż 6 miesięcy, jeśli straci Pan/Pani zainteresowanie ofertą lub jazdą testową). W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat, chyba że zaistnieje konieczność przechowywania danych dłużej, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa lub będzie to konieczne do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń;

6) Pouczenie o prawach: Ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody na kontakt telefoniczny lub elektroniczny w dowolnym momencie u Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego marki Volkswagen; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Pana/Pani danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Może Pan/Pani też zrealizować swoje prawa przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl, czy skontaktować się pisemnie z VGP lub IOD VGP (dane kontaktowe powyżej) lub kontaktując się z Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym  bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: Ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Ma Pan/Pani prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym profilowania;

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą z także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.2 Pozostawanie w relacjach biznesowych

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane? Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1)    Kto jest Administratorem Pana/Pani danych:

a) w zakresie działań podejmowanych w celu realizacji przyszłej umowy (obsługi zapytań, przygotowywania ofert) – w charakterze Współadministratorów danych osobowych:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44 wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • wybrany przez firmę, w której Pan/Pani pracuje Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy marki  Volkswagen – aktualna lista i dane kontaktowe znajdują się na stronie https://www.volkswagen.pl/app/dccsearch/vw-pl/pl/Znajd%C5%BA%20dealera%20lub%20serwis/+/52.01450649999995/19.627414000000044/6/+/+/+/+ oraz u Autoryzowanych Dealerów oraz Autoryzowanych Partnerów Serwisowych);

b) w związku z zamówieniem lub zakupem samochodu – w charakterze Współadministratorów danych osobowych:

  • VGP;
  • Autoryzowany Dealer/Autoryzowany Partner Serwisowy;
  • Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy  (Centrala);

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

2) Zakres danych: dane indentyfikacyjne oraz służbowe dane kontaktowe.

3) W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

Z uwagi na pozostawanie przez VGP lub Centralę oraz podmiot Pana/Pani zatrudniający w relacjach biznesowych, Współadministratorzy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przetwarzają Pana/Pani dane osobowe jako osoby kontaktowej po stronie swojego klienta.

Pana/Pani dane będziemy przetwarzać w celu realizowania bieżącego kontaktu z klientem, którego Pan/Pani reprezentuje, w szczególności do zapraszania do wnioskowania o oferty, obsługi zapytań, przygotowywania ofert, realizacji zawieranych umów. W tym zakresie podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do utrzymania bieżącego kontaktu biznesowego.

Prośbę o kontakt ze strony VGP lub Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego, wyrażoną w szczególności poprzez pozostawienie przez Pana/Panią lub Pana/Pani pracodawcę (lub podmiot działający na jego zlecenie) kontaktowego numeru telefonu lub adresu e-mail (dane służbowe), uznajemy za zgodę na kontakt w celu realizowania bieżącego kontaktu biznesowego z klientem, zgodnie z przepisami o marketingu elektronicznym.

W ramach uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wykorzystamy Pana/Pani dane ponadto:

  • w celu badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej;
  • w celach archiwalnych (dowodowych) celem zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
  • w celach analitycznych i statystycznych, lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach,
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego sieci sprzedaży, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego;
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług;
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych;

4) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail: iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”;

5) Odbiorcy danych: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, Call Center, audytorzy, doradcy. Odbiorcami danych mogą być spółki z grupy, w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy oraz Autoryzowani Dealerzy/Autoryzowani Partnerzy Serwisowi, podmioty zapewniające finansowanie lub ubezpieczenia, w tym Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy sp. z o.o.;

6) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe będziemy przechowywali przez okres pozostawania w relacji biznesowej z podmiotem Pana/Panią zatrudniającym albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu albo ustania Pana/Pani roli jako osoby kontaktowej po stronie klienta;

7) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody na kontakt telefoniczny lub elektroniczny w dowolnym momencie u Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego. Może Pan/Pani też zrealizować swoje prawa przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl, czy skontaktować się pisemnie z VGP lub IOD VGP (dane kontaktowe powyżej). Może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

8) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Ma Pan/Pani prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym profilowania;

9) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych;

10) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią lub podmiot, który Pan/Pani reprezentuje, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą z także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

11) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.3 Zamówienie lub zakup samochodu

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane?  (Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1)    Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Pana/Pani danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, dane dot. ofert lub zapytań (także na naszych stronach internetowych), zamówień oraz zawartych umów, nr VIN, dane dot. samochodu oraz generowane przez samochód, historia samochodu, dane lokalizacyjne, dane dot. reklamacji, dane finansowe (numer rachunku bankowego, dane dot. finansowania produktów). W przypadku specjalnych ofert rabatowych także inne dodatkowe informacje potwierdzające możliwość uzyskania rabatu, np. dane dot. zatrudnienia, wykonywanego zawodu, pełnionej funkcji;

2)  Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania:

W związku z zamówieniem lub zakupem samochodu marki Volkswagen (w tym zakresie podanie przez Pana/Panią danych jest konieczne do realizacji umowy, a ich brak uniemożliwi jej realizację):

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Centrala: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;
  • Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu wykonania zawartej umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • w celu wykonania i na podstawie udzielonej gwarancji (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • w celu obsługi roszczeń gwarancyjnych, reklamacyjnych, obsługi i rozliczenia zgłoszonych uszkodzeń, usterek technicznych (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • jeśli jest Pan/Pani pracownikiem lub osobą kontaktową w imieniu klienta – wówczas Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w ramach uzasadnionego  interesu polegającego na możliwości bieżącego kontaktu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu udokumentowania wykonanej usługi, na podstawie przepisów prawa podatkowego, celnego, rachunkowego (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO);
  • w celu realizacji akcji przywoławczych oraz wykonywania obowiązków związanych z bezpieczeństwem produktu, ponieważ jest to niezbędne wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa oraz ochrony Pana/Pani żywotnych interesów lub żywotnych interesów innej osoby (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c i d RODO);        
  • realizacji obsługi posprzedażowej polegającej na utrzymywaniu relacji związanej z użytkowaniem samochodu marki Volkswagen, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
  • badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach, analizy finansowej VGP oraz sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego sieci sprzedaży, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail: iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”; może Pan/Pani  skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, call center, audytorzy, doradcy. Odbiorcami danych mogą być spółki z grupy, w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy, Autoryzowani Dealerzy / Autoryzowani Partnerzy Serwisowi VGP,  podmioty zapewniające finansowanie lub ubezpieczenie;

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe przetwarzane w związku i na podstawie umowy będziemy przechowywać przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 12 lat+1 rok od końca roku, w którym umowa została wykonana, w tym 12 lat to najdłuższy możliwy okres realizacji roszczeń z gwarancji, plus dodatkowy rok jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku. W przypadku specjalnych akcji serwisowych możemy przetwarzać przez ww. okres 10 lat licząc od końca roku, w którym umowa została wykonana. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu,  w każdym przypadku nie dłużej niż 10 lat;

6) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych. Może Pan/Pani zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej, w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń);

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane na podstawie dokumentów, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.4 Zamówienie lub zakup samochodu oraz udzielenie zgody na cele marketingowe

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane? Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO);

1) Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Pana/Pani danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, dane dot. ofert lub zapytań (także na naszych stronach internetowych), zamówień oraz zawartych umów, nr VIN, dane dot. samochodu oraz generowane przez samochód, historia samochodu, dane lokalizacyjne, dane dot. reklamacji, dane finansowe (numer rachunku bankowego, dane dot. finansowania produktów). W przypadku specjalnych ofert rabatowych także inne dodatkowe informacje potwierdzające możliwość uzyskania rabatu, np. dane dot. zatrudnienia, wykonywanego zawodu, pełnionej funkcji;

2)  Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania (w zależności od celu przetwarzania danych administratorami Pana/Pani danych osobowych są):

a)        W związku z zamówieniem lub zakupem samochodu marki Volkswagen (w tym zakresie podanie przez Pana/Panią danych jest konieczne do realizacji umowy, a ich brak uniemożliwi jej realizację):

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Centrala: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;
  • Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy;  

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu wykonania zawartej umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • w celu wykonania i na podstawie udzielonej gwarancji (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • w celu obsługi roszczeń gwarancyjnych, reklamacyjnych, obsługi i rozliczenia zgłoszonych uszkodzeń, usterek technicznych (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • jeśli jest Pan/Pani pracownikiem lub osobą kontaktową w imieniu klienta – wówczas Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w ramach uzasadnionego interesu polegającego na możliwości bieżącego kontaktu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu udokumentowania wykonanej usługi, na podstawie przepisów prawa podatkowego, celnego, rachunkowego (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO);
  • w celu realizacji akcji przywoławczych oraz wykonywania obowiązków związanych z bezpieczeństwem produktu, ponieważ jest to niezbędne do wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa oraz ochrony Pana/Pani żywotnych interesów lub żywotnych interesów innej osoby (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c i d RODO);     
  • realizacji obsługi posprzedażowej polegającej na utrzymywaniu relacji związanej z użytkowaniem samochodu marki Volkswagen, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)  
  • w celu badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach (w zakresie budowania profili indywidualnych zobacz punkt b) poniżej), analizy finansowej VGP oraz sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego sieci sprzedaży, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

b)    I dodatkowo w związku z wyrażeniem zgody w celu marketingowym (podanie danych jest dobrowolne):

Kto: VGP oraz Centrala;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu oferowania Panu/Pani produktów i usług marki  Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen (marketing) (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu dobierania ofert produktów i usług marki Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen pod kątem Pana/Pani potrzeb, zainteresowania, profilu – tj. w celu profilowania, w tym także z wykorzystaniem procesów automatycznych, polegającego na zestawianiu Pana/Pani danych w zakresie udzielonej zgody, pochodzących z różnych źródeł (w tym danych zebranych przez VGP, Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego, stron internetowych) i przypisanego na tej podstawie profilu, którego konsekwencją jest dobranie i przedstawienie Panu/Pani reklam lub ofert odpowiadających Pana/Pani profilowi. Jeśli w jakimś zakresie skierowana do Pana/Pani reklama lub oferta nie odpowiada Pana/Pani potrzebom lub zainteresowaniom, bądź powinniśmy uwzględnić inne czynniki, prosimy o kontakt (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu realizacji działań posprzedażowych polegających na analizie i badaniu satysfakcji klienta, zainteresowania marką, produktami i usługami marki Volkswagen (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych, dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem: e-mail iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, call center, audytorzy, doradcy, a w zakresie celu marketingowego także Autoryzowani Dealerzy oraz Autoryzowani Partnerzy Serwisowi marki Volkswagen, których aktualna lista i dane kontaktowe znajdują się na stronie https://www.volkswagen.pl/app/dccsearch/vw-pl/pl/Znajd%C5%BA%20dealera%20lub%20serwis/+/52.01450649999995/19.627414000000044/6/+/+/+/+ oraz u Autoryzowanych Dealerów oraz Autoryzowanych Partnerów Serwisowych. Odbiorcami danych mogą być spółki z grupy, w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy oraz Autoryzowany Dealer/ Autoryzowany Partner Serwisowy, Autoryzowani Dealerzy / Autoryzowani Partnerzy Serwisowi VGP, a także podmioty zapewniające finansowanie lub ubezpieczenie, w tym Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. (w przypadku istnienia podstawy prawnej);

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe przetwarzane w związku i na podstawie umowy będziemy przetwarzać przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 12 lat+1 rok od końca roku, w którym umowa została wykonana, w tym 12 lat to najdłuższy możliwy okres realizacji roszczeń z gwarancji, plus dodatkowy rok jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku. W przypadku specjalnych akcji serwisowych możemy przetwarzać przez ww. okres 10 lat licząc od końca roku, w którym umowa została wykonana. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 10 lat. Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w celach marketingowych przez okres w jakim te cele wynikające ze zgody pozostają ważne, ale nie dłużej niż 5 lat od ostatniego kontaktu z Panem/Panią, a jeśli cofnie Pan/Pani zgodę to do momentu cofnięcia zgody. Dodatkowo do chwili przedawnienia roszczeń będziemy przechowywać dowód udzielonej przez Pana/Panią zgody dla celów dowodowych – wykazania faktów na wypadek ewentualnych roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych;

6) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez formularz umieszczony na stronie internetowej www.vw-group.pl/pl/prywatnosc lub u Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego marki Volkswagen; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Pana/Pani danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Może Pan/Pani zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Ma Pan/Pani prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym profilowania;

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane na podstawie dokumentów, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani  wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.5 Zlecenie usługi oraz zakup części i akcesoriów

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane?  (Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1) Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Pana/Pani danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, dane dot. ofert lub zapytań (także na naszych stronach internetowych), zamówień oraz zawartych umów, nr VIN, dane dot. samochodu oraz generowane przez samochód, historia samochodu, dane lokalizacyjne, dane dot. reklamacji, dane finansowe (numer rachunku bankowego, dane dot. finansowania produktów);

2)  Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania

W związku ze zleceniem usługi oraz zakupem części i akcesoriów marki Volkswagen (w tym zakresie podanie przez Pana/Panią danych jest konieczne do realizacji umowy, a ich brak uniemożliwi jej realizację):

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Centrala: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;
  • Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu wykonania zawartej umowy (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • w celu obsługi roszczeń gwarancyjnych, reklamacyjnych, obsługi i rozliczenia zgłoszonych uszkodzeń, usterek technicznych (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • jeśli jest Pan/Pani pracownikiem lub osobą kontaktową w imieniu klienta – wówczas Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w ramach uzasadnionego  interesu polegającego na możliwości bieżącego kontaktu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu udokumentowania wykonanej usługi, na podstawie przepisów prawa podatkowego, celnego, rachunkowego (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO);
  • realizacji obsługi posprzedażowej polegającej na utrzymywaniu relacji związanej z użytkowaniem samochodu, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
  • w celu badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach, analizy finansowej VGP oraz sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego sieci sprzedaży, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail: iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, call center, audytorzy, doradcy. Odbiorcami danych mogą być spółki z grupy, w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy, Autoryzowani Dealerzy / Autoryzowani Partnerzy Serwisowi VGP, a także podmioty zapewniające finansowanie lub ubezpieczenie;

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe przetwarzane w związku i na podstawie umowy będziemy przechowywać przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 10 lat+1 rok od końca roku, w którym umowa została wykonana, dodatkowy rok jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu,  w każdym przypadku nie dłużej niż 10 lat; 

6) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych. Może Pan/Pani zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej ( w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń);

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane na podstawie dokumentów, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą z także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.6 Zlecenie usługi oraz zakup części i akcesoriów oraz udzielenie zgody na cele marketingowe

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane?  (Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1)    Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Pana/Pani danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, dane dot. ofert lub zapytań (także na naszych stronach internetowych), zamówień oraz zawartych umów, nr VIN, dane dot. samochodu oraz generowane przez samochód, historia samochodu, dane lokalizacyjne, dane dot. reklamacji, dane finansowe (numer rachunku bankowego, dane dot. finansowania produktów);

2)  Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania (w zależności od celu przetwarzania danych administratorami Pana/Pani danych osobowych są):

a) w związku ze zleceniem usługi lub zakupem części lub akcesoriów marki Volkswagen (w tym zakresie podanie przez Pana/Panią danych jest konieczne do realizacji umowy, a ich brak uniemożliwi jej realizację):

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Centrala: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;
  • Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu wykonania zawartej umowy (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • w celu obsługi roszczeń gwarancyjnych, reklamacyjnych, obsługi i rozliczenia zgłoszonych uszkodzeń, usterek technicznych (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • jeśli jest Pan/Pani pracownikiem lub osobą kontaktową w imieniu klienta – wówczas Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w ramach uzasadnionego  interesu polegającego na możliwości bieżącego kontaktu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu udokumentowania wykonanej usługi, na podstawie przepisów prawa podatkowego, celnego, rachunkowego (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO);
  • w celu realizacji akcji przywoławczych oraz wykonywania obowiązków związanych z bezpieczeństwem produktu, ponieważ jest to niezbędne wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa oraz ochrony Pana/Pani żywotnych interesów lub żywotnych interesów innej osoby (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c i d RODO);       
  • realizacji obsługi posprzedażowej polegającej na utrzymywaniu relacji związanej z użytkowaniem samochodu, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
  • w celu badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach (w zakresie budowania profili indywidualnych zobacz punkt b) poniżej), analizy finansowej VGP oraz sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego sieci sprzedaży, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

b) i dodatkowo w związku z wyrażeniem zgody w celu marketingowym (podanie danych jest dobrowolne):

Kto:

  • VGP oraz Centrala;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu oferowania Pana/Pani produktów i usług marki Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen (marketing) (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu dobierania ofert produktów i usług marki Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen pod kątem Pana/Pani potrzeb, zainteresowania, profilu – tj. w celu profilowania, w tym także z wykorzystaniem procesów automatycznych, polegającego na zestawianiu Pana/Pani danych w zakresie udzielonej zgody, pochodzących z różnych źródeł (w tym danych zebranych przez VGP, Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego, stron internetowych) i przypisanego na tej podstawie profilu, którego konsekwencją jest dobranie i przedstawienie Panu/Pani reklam lub ofert odpowiadających Pana/Pani profilowi. Jeśli w jakimś zakresie skierowana do Pana/Pani reklama lub oferta nie odpowiada Pana/Pani potrzebom lub zainteresowaniom, bądź powinniśmy uwzględnić inne czynniki, prosimy o kontakt (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu realizacji działań posprzedażowych polegających na analizie i badaniu satysfakcji klienta, zainteresowania marką, produktami i usługami marki  Volkswagen (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych, dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail: iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, call center, audytorzy, doradcy; a w zakresie celu marketingowego także Autoryzowani Dealerzy oraz Autoryzowani Partnerzy Serwisowi marki Volkswagen, których aktualna lista i dane kontaktowe znajdują się na stronie https://www.volkswagen.pl/app/dccsearch/vw-pl/pl/Znajd%C5%BA%20dealera%20lub%20serwis/+/52.01450649999995/19.627414000000044/6/+/+/+/+ oraz u Autoryzowanych Dealerów oraz Autoryzowanych Partnerów Serwisowych. Odbiorcami danych mogą być także spółki z grupy, w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy oraz Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy, Autoryzowani Dealerzy / Autoryzowani Partnerzy Serwisowi VGP, a także podmioty zapewniające finansowe lub ubezpieczenie, w tym Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. ( w przypadku istnienia podstawy prawnej);

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe przetwarzane w związku i na podstawie umowy będziemy przechowywać przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 10 lat+1 rok od końca roku, w którym umowa została wykonana, dodatkowy rok jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku. W przypadku specjalnych akcji serwisowych możemy przetwarzać przez ww. okres 10 lat licząc od końca roku, w którym umowa została wykonana. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważnych tych celów albo do wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu,  w każdym przypadku nie dłużej niż 10 lat. Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w celach marketingowych przez okres w jakim te cele wynikające ze zgody pozostają ważne, ale nie dłużej niż 5 lat od ostatniego kontaktu z Panem/Panią, a jeśli cofnie Pan/Pani zgodę to do momentu cofnięcia zgody. Dodatkowo do chwili przedawnienia roszczeń będziemy przechowywać dowód udzielonej przez Pana/Panią zgody dla celów dowodowych – wykazania faktów na wypadek ewentualnych roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych;

6) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez formularz umieszczony na stronie internetowej www.vw-group.pl/pl/prywatnosc lub u Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego marki Volkswagen; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Pana/Pani danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Może Pan/Pani zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Ma Pan/Pani prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym profilowania;

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane na podstawie dokumentów, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.7 Zainteresowanie ofertą na zakup samochodu

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane? (Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1) Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Pana/Pani danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, dane dot. ofert lub zapytań, także na naszych stronach internetowych; a jeśli jest Pan/Pani naszym klientem, także dane zgromadzone na Pana/Pani temat w ramach dotychczasowej relacji.
W przypadku specjalnych ofert rabatowych także inne dodatkowe informacje potwierdzające możliwość uzyskania rabatu, np. dane dot. zatrudnienia, wykonywanego zawodu, pełnionej funkcji.

2)  Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania:

W związku z Pana/Pani zainteresowaniem ofertą na zakup samochodu marki Volkswagen (w tym zakresie podanie przez Pana/Panią danych jest niezbędne do podjęcia działań w celu realizacji przyszłej umowy):

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu podjęcia działań niezbędnych do realizacji umowy, tj. przygotowania i przedstawienia na Pana/Pani żądanie oferty (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO), a jeśli jest Pan/Pani  pracownikiem lub osobą kontaktową w imieniu klienta – wówczas Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w ramach uzasadnionego interesu polegającego na możliwości bieżącego kontaktu (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w odniesieniu do kontaktu telefonicznego lub mailowego ws. żądanej oferty, traktujemy fakt pozostawienia przez Pana/Panią tych danych jako zgodę na kontakt w tym celu zgodnie z przepisami o marketingu elektronicznym;
  • w celu badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach, analizy finansowej VGP oraz sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: Może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail: iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, call center, audytorzy, doradcy. Odbiorcami danych mogą być: spółki z grupy,  w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy oraz Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy, Autoryzowani Dealerzy / Autoryzowani Partnerzy Serwisowi VGP oraz podmioty oferujące finansowanie lub ubezpieczenie;

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe w związku z zainteresowaniem i przygotowaniem dla Pana/Pani oferty będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do obsługi Pana/Pani zapytania o ofertę (nie dłużej niż 6 miesięcy jeśli straci Pan/Pani zainteresowanie ofertą, a, jeśli wcześniej zgoda zostanie cofnięta to do momentu cofnięcia zgody) oraz przez okres niezbędny do zawarcia umowy. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat;

6) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody na kontakt telefoniczny lub elektroniczny w dowolnym momencie u Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Pana/Pani danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Może Pan/Pani zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Ma Pan/Pani prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym profilowania;

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej) lub Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane na podstawie dokumentów, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.8 Zainteresowanie ofertą na zakup samochodu oraz udzielenie zgody na cele marketingowe

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane?  (Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO);

1) Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Pana/Pani danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, dane dot. ofert lub zapytań, także na naszych stronach internetowych; a jeśli jest Pan/Pani naszym klientem, także dane zgromadzone na Pana/Pani temat w ramach dotychczasowej relacji. W przypadku specjalnych ofert rabatowych także inne dodatkowe informacje potwierdzające możliwość uzyskania rabatu, np. dane dot. zatrudnienia, wykonywanego zawodu, pełnionej funkcji;

2)  Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania (w zależności od celu przetwarzania danych administratorami Pana/Pani danych osobowych są):

a)      w związku z zainteresowaniem ofertą na zakup samochodu marki Volkswagen (w tym zakresie podanie przez Pana/Pani danych jest niezbędne do podjęcia działań w celu realizacji przyszłej umowy):

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu podjęcia działań niezbędnych do realizacji umowy, tj. przygotowania i przedstawienia na Pana/Pani żądanie oferty (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO), a jeśli jest Pan/Pani pracownikiem lub osobą kontaktową w imieniu klienta – wówczas Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w ramach uzasadnionego interesu polegającego na możliwości bieżącego kontaktu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeby naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach (w zakresie budowania profili indywidualnych zobacz punkt b) poniżej), analizy finansowej VGP oraz sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

b)      i dodatkowo w związku z wyrażeniem zgody w celu marketingowym (podanie danych jest dobrowolne):

Kto: VGP oraz Centrala: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu oferowania Panu/Pani produktów i usług marki Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen (marketing) (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu dobierania ofert produktów i usług marki Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen pod kątem Pana/Pani potrzeb, zainteresowania, profilu – tj. w celu profilowania, w tym także z wykorzystaniem procesów automatycznych, polegającego na zestawianiu Pana/Pani danych w zakresie udzielonej zgody, pochodzących z różnych źródeł (w tym danych zebranych przez VGP, Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego, stron internetowych) i przypisanego na tej podstawie profilu, którego konsekwencją jest dobranie i przedstawienie Panu/Pani reklam lub ofert odpowiadających Pana/Pani profilowi. Jeśli w jakimś zakresie skierowana do Pana/Pani reklama lub oferta nie odpowiada Pana/Pani potrzebom lub zainteresowaniom, bądź powinniśmy uwzględnić inne czynniki,  prosimy o kontakt (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu realizacji działań posprzedażowych polegających na analizie i badaniu satysfakcji klienta, zainteresowania marką, produktami i usługami marki Volkswagen (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych, dokonywania rozliczeń wewnętrznych między Importerem, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail: iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, call center, audytorzy, doradcy, a w zakresie celu marketingowego także Autoryzowani Dealerzy oraz Autoryzowani Partnerzy Serwisowi marki Volkswagen, których aktualna lista i dane kontaktowe znajdują się na stronie https://www.volkswagen.pl/app/dccsearch/vw-pl/pl/Znajd%C5%BA%20dealera%20lub%20serwis/+/52.01450649999995/19.627414000000044/6/+/+/+/+ oraz u Autoryzowanych Dealerów oraz Autoryzowanych Partnerów Serwisowych. Odbiorcami danych mogą być spółki z grupy, w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, Autoryzowany Dealer oraz Autoryzowany Partner Serwisowy, Autoryzowani Dealerzy / Autoryzowani Partnerzy Serwisowi VGP, oraz podmioty oferujące finansowanie lub ubezpieczenie, w tym Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. (w przypadku istnienia podstawy prawnej);

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe w związku z zainteresowaniem i przygotowaniem dla Pana/Pani oferty będziemy przetwarzać przez okres niezbędny do obsługi Pana/Pani zapytania o ofertę (nie dłużej niż 6 miesięcy jeśli straci Pan/Pani zainteresowanie ofertą a, jeśli wcześniej zgoda zostanie cofnięta to do momentu cofnięcia zgody) oraz przez okres niezbędny do zawarcia umowy. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat. Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w celach marketingowych przez okres w jakim cele wynikające ze zgody pozostają ważne, ale nie dłużej niż 5 lat od ostatniego kontaktu z Panem/Panią, a jeśli cofnie Pan/Pani zgodę to do momentu cofnięcia zgody. Dodatkowo do chwili przedawnienia roszczeń będziemy przechowywać dowód udzielonej przez Pana/Pani zgody dla celów dowodowych – wykazania faktów na wypadek ewentualnych roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych;

6) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez formularz umieszczony na stronie internetowej www.vw-group.pl/pl/prywatnosc lub u Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego marki Volkswagen; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Pana/Pani danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Może Pan/Pani zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Ma Pan/Pani prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym profilowania;

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane na podstawie dokumentów, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.9 Realizacja jazdy testowej i użyczenie samochodu

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane?  (Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1) Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Pana/Pani danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, numer prawa jazdy, dane dot. testowanego samochodu, dane dot. Pana/Pani zapytań (także na naszych stronach internetowych);

2)  Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania

W związku z realizacją jazdy testowej i użyczeniem samochodu marki Volkswagen (w tym zakresie podanie przez Pana/Panią danych jest konieczne do realizacji umowy, a ich brak uniemożliwi jej realizację):

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu wykonania usługi jazdy testowej (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • w celu udokumentowania wykonanej usługi, na podstawie przepisów prawa podatkowego, celnego, rachunkowego (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO);
  • w celu badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach, analizy finansowej VGP oraz sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego sieci sprzedaży, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Współadministrowanie wynika z realizowania przez www. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail: iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, call center, audytorzy, doradcy. Odbiorcami danych mogą być spółki z grupy, w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, Autoryzowany Dealer/ Autoryzowany Partner Serwisowy, Autoryzowani Dealerzy / Autoryzowani Partnerzy Serwisowi VGP, podmioty zapewniające finansowanie lub ubezpieczenia;

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe przetwarzane w związku i na podstawie umowy będziemy przechowywać przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 6 lat+1 rok od końca roku, w którym umowa została wykonana, dodatkowy rok jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat;

6) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych. Może Pan/Pani zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń);

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane na podstawie dokumentów, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.10 Realizacja jazdy testowej i użyczenie samochodu oraz udzielenie zgody na cele marketingowe

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane?  (Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1) Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Pana/Pani danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, numer prawa jazdy, dane dot. testowanego samochodu, dane dot. Pana/Pani zapytań lub (także  na naszych stronach internetowych); a jeśli jest Pan/Pani naszym klientem, także dane zgromadzone na Pana/Pani temat w ramach dotychczasowej relacji;

2)  Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania (w zależności od celu przetwarzania danych administratorami Pana/Pani danych osobowych są):

a) w związku z realizacją jazdy testowej i użyczeniem samochodu marki Volkswagen (w tym zakresie podanie przez Pana/Panią danych jest konieczne do realizacji umowy, a ich brak uniemożliwi jej realizację lub przygotowanie):

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu wykonania usługi jazdy testowej (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO);
  • w celu udokumentowania wykonanej usługi, na podstawie przepisów prawa podatkowego, celnego, rachunkowego (podstawa z art. 6 ust 1 lit. c RODO);
  • w celu badania jakości obsługi w ramach sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych - lepszego doboru produktów i usług do potrzeb naszych klientów, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych klientach, analizy finansowej VGP oraz sieci dealerskiej, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego sieci sprzedaży, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu zarządzania procesem sprzedaży i obsługi klienta, ustalania standardów obsługi klientów marki Volkswagen, zapewnienia dbałości o jakość produktów i usług będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych, , będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

b) i dodatkowo w związku z wyrażeniem zgody w celu marketingowym (podanie danych jest dobrowolne):

Kto:

VGP oraz Centrala: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu oferowania Panu/Pani produktów i usług marki Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen (marketing) (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu dobierania ofert produktów i usług marki Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen pod kątem Pana/Pani potrzeb, zainteresowania, profilu – tj. w celu profilowania, w tym także z wykorzystaniem procesów automatycznych, polegającego na zestawianiu Pana/Pani danych w zakresie udzielonej zgody, pochodzących z różnych źródeł (w tym danych zebranych przez VGP, Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego, stron internetowych) i przypisanego na tej podstawie profilu, którego konsekwencją jest dobranie i przedstawienie Panu/Panie reklam lub ofert odpowiadających Pana/Pani profilowi. Jeśli w jakimś zakresie skierowana do Pana/Pani reklama lub oferta nie odpowiada Pana/Pani potrzebom lub zainteresowaniom, bądź powinniśmy uwzględnić inne czynniki, prosimy o kontakt (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu realizacji działań posprzedażowych polegających na analizie i badaniu satysfakcji klienta, zainteresowania marką, produktami i usługami marki Volkswagen (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych, dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail: iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą: firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, call center; audytorzy, doradcy, a w zakresie celu marketingowego także Autoryzowani Dealerzy oraz Autoryzowani Partnerzy Serwisowi marki Volkswagen, których aktualna lista i dane kontaktowe znajdują się na stronie https://www.volkswagen.pl/app/dccsearch/vw-pl/pl/Znajd%C5%BA%20dealera%20lub%20serwis/+/52.01450649999995/19.627414000000044/6/+/+/+/+ oraz u Autoryzowanych Dealerów oraz Autoryzowanych Partnerów Serwisowych; Odbiorcami danych mogą być spółki z grupy, w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy oraz Autoryzowany Dealer/ Autoryzowany Partner Serwisowy, Autoryzowani Dealerzy / Autoryzowani Partnerzy Serwisowi VGP, a także podmioty zapewniające finansowanie lub ubezpieczenia, w tym Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. (w przypadku istnienia podstawy prawnej);

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe przetwarzane w związku i na podstawie umowy użyczenia będziemy przechowywać przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez 6 lat+1 rok od końca roku, w którym umowa została wykonana, dodatkowy rok jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili, problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy określeniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończących się w danym roku. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat.  Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w celach marketingowych przez okres w jakim cele wynikające ze zgody pozostają ważne, ale nie dłużej niż 5 lat od ostatniego kontaktu z Panem/Panią, a jeśli cofniesz zgodę to do momentu cofnięcia zgody. Dodatkowo do chwili przedawnienia roszczeń będziemy przechowywać dowód udzielonej przez Pana/Panią zgody dla celów dowodowych – wykazania faktów na wypadek ewentualnych roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych;

6) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez formularz umieszczony na stronie internetowej www.vw-group.pl/pl/prywatnosc lub u Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego marki Volkswagen; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Pana/Pani danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Może Pan/Pani zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio. VGP i Autoryzowany Dealer / Autoryzowany Partner Serwisowy będą we własnym zakresie odpowiedzialni za realizację praw podmiotów danych we własnych procesach lub własnych systemach IT;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Ma Pan/Pani prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym profilowania;

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów VGP, dane na podstawie dokumentów, dane pochodzące ze stron internetowych; w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą z także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Ad.11 Zgoda marketingowa

Jak przetwarzamy Pana/Pani dane?  (Obowiązek informacyjny na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679/UE z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) (dalej RODO)

1) Zakres danych: przetwarzamy następujące kategorie Pana/Pani danych: dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz korespondencyjne, a jeśli jest Pan/Pani naszym klientem to także dane dot. ofert lub zapytań, także na naszych stronach internetowych, zamówień oraz zawartych umów, nr VIN, dane dot. samochodu oraz generowane przez samochód, historia samochodu, dane lokalizacyjne, dane dot. reklamacji, dane finansowe (numer rachunku bankowego, dane dot. finansowania produktów);

2)  Współadministratorzy oraz cele i podstawy przetwarzania;

W związku z wyrażeniem zgody w celu marketingowym (podanie danych jest dobrowolne):

Kto:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000327143, NIP 782-24-63-563, REGON 301062169 (VGP);
  • Centrala: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;

W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej:

  • w celu oferowania Panu/Pani produktów i usług marki Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen (marketing) (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu dobierania ofert produktów i usług marki Volkswagen oraz akcesoriów, produktów i usług motoryzacyjnych powiązanych z marką Volkswagen pod kątem Pana/Pani potrzeb, zainteresowania, profilu – tj. w celu profilowania, w tym także z wykorzystaniem procesów automatycznych, polegającego na zestawianiu Pana/Pani danych w zakresie udzielonej zgody, pochodzących z różnych źródeł (w tym danych zebranych przez VGP, Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego, stron internetowych) i przypisanego na tej podstawie profilu, którego konsekwencją jest dobranie i przedstawienie Pana/Pani reklam lub ofert odpowiadających Pana/Pani profilowi. Jeśli w jakimś zakresie skierowana do Pana/Pani reklama lub oferta nie odpowiada Pana/Pani potrzebom lub zainteresowaniom, bądź powinniśmy uwzględnić inne czynniki, prosimy o kontakt (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celu realizacji działań posprzedażowych polegających na analizie i badaniu satysfakcji klienta, zainteresowania marką, produktami i usługami marki Volkswagen  (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
  • w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celach analitycznych i statystycznych, dokonywania rozliczeń wewnętrznych między VGP, Centralą oraz Autoryzowanym Dealerem / Autoryzowanym Partnerem Serwisowym oraz prowadzenia audytów wewnętrznych, raportowania wewnętrznego, weryfikacji działalności Autoryzowanego Dealera / Autoryzowanego Partnera Serwisowego, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
  • w celu prowadzenia centralnej bazy klientów, w tym klientów potencjalnych, łączącej dane z różnych systemów i źródeł, w tym realizacji Pana/Pani praw, np. aktualizacji Pana/Pani danych, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Współadministrowanie wynika z realizowania przez ww. podmioty celów w zakresie wspólnych procesów lub wspólnych systemów IT w ramach sieci sprzedaży produktów marki Volkswagen.

3) Kontakt z inspektorem ochrony danych VGP: Może Pan/Pani skontaktować się z IOD VGP pod adresem e-mail: iod@vw-group.pl, a także pisemnie na adres Volkswagen Group Polska sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (61-037), ul. Krańcowa 44, z dopiskiem „IOD”; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

4) Odbiorcy danych: odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą firmy świadczące usługi na nasze zlecenie, którym zlecimy czynności wymagające przetwarzania danych, w szczególności w zakresie usług IT, usług marketingowych (m.in. agencje marketingowe), badań rynku, firmy wspierające organizację i realizację wydarzeń, call center, audytorzy, doradcy, a w zakresie celu marketingowego także Autoryzowani Dealerzy oraz Autoryzowani Partnerzy Serwisowi marki Volkswagen, których aktualna lista i dane kontaktowe znajdują się na stronie https://www.volkswagen.pl/app/dccsearch/vw-pl/pl/Znajd%C5%BA%20dealera%20lub%20serwis/+/52.01450649999995/19.627414000000044/6/+/+/+/+ oraz u Autoryzowanych Dealerów oraz Autoryzowanych Partnerów Serwisowych. Odbiorcami danych mogą być spółki z grupy, w tym Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy oraz Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. ( w przypadku istnienia podstawy prawnej);

5) Okres przechowywania: Pana/Pani dane osobowe przetwarzane będą w celach marketingowych przez okres w jakim te cele wynikające ze zgody pozostają ważne, ale nie dłużej niż 5 lat od ostatniego kontaktu z Panem/Panią, a jeśli cofnie Pan/Pani zgodę, to do momentu cofnięcia zgody. Dodatkowo do chwili przedawnienia roszczeń będziemy przechowywać dowód udzielonej przez Pana/Panią zgody dla celów dowodowych – wykazania faktów na wypadek ewentualnych roszczeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych. W odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu wniesienia przez Pana/Panią sprzeciwu, w każdym przypadku nie dłużej niż 5 lat;

6) Pouczenie o prawach: ma Pan/Pani prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez formularz umieszczony na stronie internetowej www.vw-group.pl/pl/prywatnosc lub u Autoryzowanego Dealera lub Autoryzowanego Partnera Serwisowego marki Volkswagen; cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Pana/Pani danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Może Pan/Pani zrealizować swoje prawa m.in. przez kontakt na adres email: daneosobowe@vw-group.pl; może Pan/Pani skontaktować się także z pozostałymi Administratorami bezpośrednio;

7) Prawo do wniesienia sprzeciwu: ma Pan/Pani prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pana/Pani danych w związku z celami opartymi na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, opisanego powyżej (w takim przypadku przestaniemy przetwarzać Pana/Pani dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). Ma Pan/Pani prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym profilowania;

8) Prawo do skargi: ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli Pan/Pani uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Źródło pochodzenia danych: dane udostępnianie przez Pana/Panią, dane zebrane i udostępnione przez lub w imieniu Administratorów (dane korespondencyjne jak wyżej), Autoryzowanych Dealerów / Autoryzowanych Partnerów Serwisowych VGP, dane na podstawie dokumentów, dane pochodzące ze stron internetowych, w odniesieniu do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą także z publicznych rejestrów CEIDG oraz KRS;

10) Jeśli w ramach przetwarzania Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich (poza EOG), takie przekazywanie danych może odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na podstawie Pana/Pani wyraźnej zgody. Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z IOD VGP.

Dear Sir/Madam,

You have received an SMS/EMAIL with preliminary information about the processing of your personal data by Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (VGP) and the Authorised Dealer/Service Partner as indicated therein of the Volkswagen brand, which is a part of the sales network of the Volkswagen brand, and the Head Office of Volkswagen as the manufacturer of Volkswagen.

Below you will find detailed information about the processing of your personal data, in compliance with the GDPR (Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR).

Please select from the list below and read the text of the relevant obligation relating to the circumstances of processing of your personal data, as indicated in the SMS/EMAIL message.

Types of obligations:

  1. Establishing contact with the Dealer;
  2. Remaining in business relations;
  3. Ordering or purchasing a vehicle;
  4. Ordering or purchasing a vehicle and giving consent for marketing purposes;
  5. Requesting a service and purchasing parts and accessories;
  6. Requesting a service, purchasing parts and accessories, and giving consent for marketing purposes;
  7. Showing interest in a vehicle purchase offer;
  8. Showing interest in a vehicle purchase offer and giving consent for marketing purposes;
  9. Test drive and providing a vehicle;
  10. Test drive and providing a vehicle, and giving consent for marketing purposes;
  11. Marketing consent.

As you use our website, please also read our Privacy Policy and Cookie Policy.

With respect to point 1: Establishing contact with the Dealer

How we process your data? The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR)

1) Scope of data: identification, contact and mailing details, vehicle data, including VIN, enquiry details (also on our website) – depending on what data you decided to provide to the Authorised Dealer/Authorised Service Partner;

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing:

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner;

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

For what purpose and on what legal ground:

Due to your contacting or being contacted by the Authorised Dealer/Authorised Service Partner or VGP (e.g. visiting a showroom and providing your details, handing your card, contacting the showroom's call centre, sending an e-mail) and enquiring about a test drive or the details of an offer to purchase a Volkswagen brand vehicle or other automotive products, accessories or services related to the brand, we will use the contact details provided by you to confirm your interest, present you with Volkswagen brand product/service information or arrange a test drive that you are interested in, using the phone number or e-mail address (where provided by you), based on your consent expressed by providing your details. We will call you back or write you an e-mail, and if you confirm your continued interest, we will continue to process your enquiry. In this respect, the provision of such data is voluntary, but necessary for contact, the preparation of an offer or the arrangement of a test drive.

If you leave your phone number or e-mail address, we consider that you consent to be contacted in connection with your enquiry, in accordance with the e-marketing laws and regulations. Preparation of a specific offer at your request will take place on the basis of steps taken to enter into a contract, and a test drive on the basis of a contract, unless you contact us as an employee or contact person on behalf of a customer – then your personal data will be processed for the purposes of our legitimate interests consisting in the ability to contact you on an ongoing basis in connection with the enquiry;

For the purposes of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR), we will use your data to:

  • survey the quality of service within the dealership network;
  • for archiving (evidence) purposes in order to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims;
  • for analytical and statistical purposes, improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base;
  • for the purpose of internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities;
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services;
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked ”IOD”. You may also directly contact the other Controllers.

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the organisation and management of events, the Call Centre, auditors, advisors. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, the entities providing financing or insurance services, including Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o.;

5) Data storage period: We will process your personal data in connection with your interest in a test drive or offer for the period necessary to handle your enquiry (not longer than six months if you lose interest in the offer or test drive). In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for five years, unless it is necessary to store such data for a longer period under the applicable provisions of law, or if it is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims;

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability), the right to withdraw your consent to being contacted by phone or electronically at any time at an Authorised Dealer or Authorised Service Partner of the Volkswagen brand; withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl, by contacting VGP or VGP's DPO in writing (contact details above), or by directly contacting the Authorised Dealer/Authorised Service Partner. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims). You have the right to object to direct marketing, including profiling;

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates personal data protection laws and regulations;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 2: Remaining in business relations

How we process your data? The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR)

1)    Who the Controller of your data is:

a) to the extent of actions taken to perform a future contract (handling of enquiries, preparation of offers) – as Joint Controllers:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • the Authorised Dealer/Authorised Service Partner of the Volkswagen brand, selected by the company for which you work – the current list and contact details can be found on the Volkswagen website and at Authorised Dealers and Authorised Service Partners);

b) in connection with an order for or purchase of a vehicle – as Joint Controllers:

  • VGP;
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner;
  • Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy (Head Office);

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

2) Scope of data: identification and business contact details.

3) For what purpose and on what legal ground:

Due to the fact that there is a business relationship between VGP or the Head Office and your employer, the Joint Controllers process your personal data as the contact person of their customer for the purposes of their legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR).

We will process your data in order to maintain on-going contact with the customer you represent, in the first instance to invite the customer to request offers, handle enquiries, prepare offers, perform concluded contracts. In this respect, the provision of such data is voluntary, but necessary for on-going business contact.

A request for contact from VGP or the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, expressed in the first instance by leaving a contact phone number or e-mail (business details) by you or your employer (or an entity acting on your employer's behalf), will be considered by us to be a consent to on-going business contact with the customer, in accordance with the e-marketing laws and regulations.

For the purposes of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR), we will also use your data

  • in order to survey the quality of service within the dealership network;
  • for archiving (evidence) purposes in order to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims;
  • for analytical and statistical purposes, improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base;
  • for the purpose of internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities;
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services;
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data.

4) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”.

5) Data recipients: Companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the organisation and management of events, the Call Centre, auditors, advisors. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG, Authorised Dealers/Authorised Service Partners, the entities providing financing or insurance services, including Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o.;

6) Data storage period: We will store your personal data for as long as we have a business relationship with your employer or until you object to storing them or cease to act as a contact person for the customer;

7) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability), the right to withdraw your consent to being contacted by phone or electronically at any time at the Authorised Dealer or Authorised Service Partner. You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl or by contacting VGP or VGP's DPO in writing (contact details above). You may also directly contact the other Controllers. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

8) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims). You have the right to object to direct marketing, including profiling;

9) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates personal data protection laws and regulations;

10) Source of origin of the data: Data made available by you or the entity represented by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

11) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 3: Ordering or purchasing a vehicle

How we process your data? (The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR))

1) Scope of data:We process the following categories of your data - identification, contact and mailing details, offer or enquiry details (also on our websites), details of orders and executed contracts, VIN, vehicle and vehicle-generated data, vehicle history, location data, complaint data, financial data (bank account number and product financing details). In the case of special discount offers, also other additional information confirming the eligibility for the discount, e.g. details of employment, occupation, function;

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing:

In connection with an order for or purchase of a Volkswagen brand vehicle (in this respect, your provision of such data is necessary for the performance of the contract, and their absence will prevent its performance):

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Head Office: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner; 

For what purpose and on what legal ground:

  • for the performance of a contract or in order to take steps prior to entering into a contract (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • for the performance of and on the basis of provided warranty (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • in order to handle warranty claims, complaints, handling and settling reported damage, technical defects (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • if you are an employee or a contact person of a customer – then your personal data will be processed for the purposes of our legitimate interests consisting in the ability to contact you on an ongoing basis (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • in order to document the service provided, on the basis of tax, customs and accounting legislation (legal basis: Article 6(1)(c) of the GDPR);
  • for the purposes of safety recalls and discharge of product safety obligations, as this is necessary for compliance with a legal obligation and protection of your vital interests or those of another person (legal basis: Article 6(1)(c) and (d) of the GDPR);       
  • in order to provide after-sales service consisting in maintaining the relationship related to the use of a Volkswagen brand vehicle, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR)
  • in order to survey the quality of service within the dealership network, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes – improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base, financial analysis of VGP and the dealership network, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”; you may also directly contact the other Controllers;

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the organisation and management of events, the call centre, auditors, advisors. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, the entities providing financing or insurance services;

5) Data storage period: Your personal data processed in connection with and on the basis of a contract will be stored by us for the period in which claims related to the contract may emerge, i.e. for 12 years plus one year after the end of the year in which the contract is completed, where 12 years is the longest possible period for the bringing of warranty claims, and the additional year is for last-minute claims, delivery problems; the fact that the period runs from the end of the year is intended to set a single date for data removal in respect of contracts terminating in the given year. In the case of special service campaigns, we may process your personal data for the aforementioned period of ten years after the end of the year in which the contract is completed. In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for ten years.

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability). You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl; you may also directly contact the other Controllers. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims);

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from documents, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 4: Ordering or purchasing a vehicle and giving consent for marketing purposes

How we process your data? The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR).

1) Scope of data: We process the following categories of your data - identification, contact and mailing details, offer or enquiry details (also on our websites), details of orders and executed contracts, VIN, vehicle and vehicle-generated data, vehicle history, location data, complaint data, financial data (bank account number and product financing details). In the case of special discount offers, also other additional information confirming the eligibility for the discount, e.g. details of employment, occupation, function;

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing (depending on the purpose of processing, the controllers of your personal data are):

a)        In connection with an order for or purchase of a Volkswagen brand vehicle (in this respect, your provision of such data is necessary for the performance of the contract, and their absence will prevent its performance):

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Head Office: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner; 

For what purpose and on what legal ground:

  • for the performance of a contract or in order to take steps prior to entering into a contract (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • for the performance of and on the basis of provided warranty (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • in order to handle warranty claims, complaints, handling and settling reported damage, technical defects (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • if you are an employee or a contact person of a customer – then your personal data will be processed for the purposes of our legitimate interests consisting in the ability to contact you on an ongoing basis (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • in order to document the service provided, on the basis of tax, customs and accounting legislation (legal basis: Article 6(1)(c) of the GDPR);
  • for the purposes of safety recalls and discharge of product safety obligations, as this is necessary for compliance with a legal obligation and protection of your vital interests or those of another person (legal basis: Article 6(1)(c) and (d) of the GDPR);       
  • in order to provide after-sales service consisting in maintaining the relationship related to the use of a Volkswagen brand vehicle, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR)
  • in order to survey the quality of service within the dealership network, for the purposes of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes – improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base (for creating individual profiles, see point b) below), financial analysis of VGP and the dealership network, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

b)    And additionally, in connection with the consent for marketing purposes (the provision of data is voluntary):

Who: VGP and Head Office;

For what purpose and on what legal ground:

  • for the purpose of offering you Volkswagen brand products and services and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand (marketing) (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for the purpose of selecting offers of Volkswagen brand products and services, and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand, according to your needs, interest, profile – i.e. for the purpose of profiling, including the use of automated processes, consisting in compiling your data, within the scope of your consent, from various sources (including data collected by VGP, the Authorised Dealer or Authorised Service Partner, the websites) and the profile attributed to you on this basis, resulting in the selection and presentation of advertisements or offers corresponding to your profile to you. If, in any respect, an advertisement or offer intended for you does not correspond to your needs or interests, or we should take other factors into account, please contact us (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • in order to carry out after-sales activities consisting in analysing and surveying customer satisfaction, interest in the Volkswagen brand and Volkswagen brand products and services (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes, for internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”; you may also directly contact the other Controllers;

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the  organisation and management of events, the call centre, auditors, advisors, and, for marketing purposes, also Authorised Dealers and Authorised Service Partners of the Volkswagen brand, whose current list and contact details can be found on the Volkswagen website and at the Authorised Dealers and Authorised Service Partners. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, and the entities providing financing or insurance services, including Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. (if there is a legal basis for that);

5) Data storage period: Your personal data processed in connection with and on the basis of a contract will be processed by us for the period in which claims related to the contract may emerge, i.e. for 12 years plus one year after the end of the year in which the contract is completed, where 12 years is the longest possible period for the bringing of warranty claims, and the additional year is for last-minute claims, delivery problems; the fact that the period runs from the end of the year is intended to set a single date for data removal in respect of contracts terminating in the given year. In the case of special service campaigns, we may process your personal data for the aforementioned period of ten years after the end of the year in which the contract is completed. In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for ten years. Your personal data will be processed for marketing purposes for the period for which these purposes based on consent remain valid, but not longer than for five years after the last contact with you, and if you withdraw your consent, until your consent is withdrawn. Moreover, we will keep evidence of your consent for evidential purposes, i.e. to prove the facts in case of any claims related to the processing of personal data, until the statute of limitations expires;

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability), the right to withdraw your consent using the form on www.vw-group.pl/pl/prywatnosc or at an Authorised Dealer or Authorised Service Partner of the Volkswagen brand; withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing of your data based on consent before its withdrawal. You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl; you may also directly contact the other Controllers. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims). You have the right to object to direct marketing, including profiling;

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from documents, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 5: Requesting a service and purchasing parts and accessories

How we process your data?  (The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR))

1) Scope of data: We process the following categories of your data - identification, contact and mailing details, offer or enquiry details (also on our websites), details of orders and executed contracts, VIN, vehicle and vehicle-generated data, vehicle history, location data, complaint data, financial data (bank account number and product financing details);

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing

In connection with requesting a service and purchasing parts and accessories of the Volkswagen brand (in this respect, your provision of such data is necessary for the performance of the contract, and their absence will prevent its performance):

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Head Office: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner;

For what purpose and on what legal ground:

  • for the performance of a contract (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • in order to handle warranty claims, complaints, handling and settling reported damage, technical defects (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • if you are an employee or a contact person of a customer – then your personal data will be processed for the purposes of our legitimate interests consisting in the ability to contact you on an ongoing basis (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • in order to document the service provided, on the basis of tax, customs and accounting legislation (legal basis: Article 6(1)(c) of the GDPR);
  • in order to provide after-sales service consisting in maintaining the relationship related to the use of a vehicle, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR)
  • in order to survey the quality of service within the dealership network, for the purposes of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes – improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base, financial analysis of VGP and the dealership network, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”; you may also directly contact the other Controllers;

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the organisation and management of events, the call centre, auditors, advisors. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, and the entities providing financing or insurance services;

5) Data storage period: Your personal data processed in connection with and on the basis of a contract will be stored by us for the period in which claims related to the contract may emerge, i.e. for ten years plus one year after the end of the year in which the contract is completed; the additional year is for last-minute claims, delivery problems, and the fact that the period runs from the end of the year is intended to set a single date for data removal in respect of contracts terminating in the given year. In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for ten years. 

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability). You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl; you may also directly contact the other Controllers. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims);

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from documents, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 6: Requesting a service, purchasing parts and accessories, and giving consent for marketing purposes

How we process your data? (The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR))

1)    Scope of data: We process the following categories of your data - identification, contact and mailing details, offer or enquiry details (also on our websites), details of orders and executed contracts, VIN, vehicle and vehicle-generated data, vehicle history, location data, complaint data, financial data (bank account number and product financing details).

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing (depending on the purpose of processing, the controllers of your personal data are):

a) in connection with requesting a service or purchasing parts and accessories of the Volkswagen brand (in this respect, your provision of such data is necessary for the performance of the contract, and their absence will prevent its performance):

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Head Office: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner;

For what purpose and on what legal ground:

  • for the performance of a contract (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • in order to handle warranty claims, complaints, handling and settling reported damage, technical defects (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • if you are an employee or a contact person of a customer – then your personal data will be processed for the purposes of our legitimate interests consisting in the ability to contact you on an ongoing basis (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • in order to document the service provided, on the basis of tax, customs and accounting legislation (legal basis: Article 6(1)(c) of the GDPR);
  • for the purposes of safety recalls and discharge of product safety obligations, as this is necessary for compliance with a legal obligation and protection of your vital interests or those of another person (legal basis: Article 6(1)(c) and (d) of the GDPR);       
  • in order to provide after-sales service consisting in maintaining the relationship related to the use of a vehicle, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR)
  • in order to survey the quality of service within the dealership network, for the purposes of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes – improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base (for creating individual profiles, see point b) below), financial analysis of VGP and the dealership network, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

b) and additionally, in connection with the consent for marketing purposes (the provision of data is voluntary):

Who:

  • VGP and Head Office;

For what purpose and on what legal ground:

  • for the purpose of offering you Volkswagen brand products and services and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand (marketing) (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for the purpose of selecting offers of Volkswagen brand products and services, and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand, according to your needs, interest, profile – i.e. for the purpose of profiling, including the use of automated processes, consisting in compiling your data, within the scope of your consent, from various sources (including data collected by VGP, the Authorised Dealer or Authorised Service Partner, the websites) and the profile attributed to you on this basis, resulting in the selection and presentation of advertisements or offers corresponding to your profile to you. If, in any respect, an advertisement or offer intended for you does not correspond to your needs or interests, or we should take other factors into account, please contact us (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • in order to carry out after-sales activities consisting in analysing and surveying customer satisfaction, interest in the Volkswagen brand and Volkswagen brand products and services (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes, for internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”; you may also directly contact the other Controllers;

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the organisation and management of events, the call centre, auditors, advisors, and, for marketing purposes, also Authorised Dealers and Authorised Service Partners of the Volkswagen brand, whose current list and contact details can be found on the Volkswagen website and at the Authorised Dealers and Authorised Service Partners. The data recipients may also be Group companies, including Volkswagen AG and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, and the entities providing financing or insurance services, including Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. (if there is a legal basis for that);

5) Data storage period: Your personal data processed in connection with and on the basis of a contract will be stored by us for the period in which claims related to the contract may emerge, i.e. for ten years plus one year after the end of the year in which the contract is completed; the additional year is for last-minute claims, delivery problems, and the fact that the period runs from the end of the year is intended to set a single date for data removal in respect of contracts terminating in the given year. In the case of special service campaigns, we may process your personal data for the aforementioned period of ten years after the end of the year in which the contract is completed. In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for ten years. Your personal data will be processed for marketing purposes for the period for which these purposes based on consent remain valid, but not longer than for five years after the last contact with you, and if you withdraw your consent, until your consent is withdrawn. Moreover, we will keep evidence of your consent for evidential purposes, i.e. to prove the facts in case of any claims related to the processing of personal data, until the statute of limitations expires;

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability), the right to withdraw your consent using the form on www.vw-group.pl/pl/prywatnosc or at an Authorised Dealer or Authorised Service Partner of the Volkswagen brand; withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing of your data based on consent before its withdrawal. You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl; you may also directly contact the other Controllers. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims). You have the right to object to direct marketing, including profiling;

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from documents, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 7: Showing interest in a vehicle purchase offer

How we process your data? (The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR))

1) Scope of data: We process the following categories of your data - identification, contact and mailing details, offer or enquiry details (also on our websites); and if you are our customer, also data collected about you as part of our relationship to date.
In the case of special discount offers, also other additional information confirming the eligibility for the discount, e.g. details of employment, occupation, function;

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing:

In connection with your interest in an offer for the purchase of a Volkswagen brand vehicle (in this respect, your provision of such data is necessary for taking steps in order to perform a future contract):

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner;

For what purpose and on what legal ground:

  • in order to take steps necessary for the performance of a contract, i.e. the preparation and presentation of an offer at your request (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR), and if you are an employee or a contact person of a customer – then your personal data will be processed for the purposes of our legitimate interests consisting in the ability to contact you on an ongoing basis (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • with regard to telephone or e-mail contact regarding a requested offer, we consider the fact that you have left these data as your consent to contact you for this purpose in accordance with the e-marketing laws and regulations;
  • in order to survey the quality of service within the dealership network, for the purposes of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes – improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base, financial analysis of VGP and the dealership network, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of internal settlements between VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR;
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”; you may also directly contact the other Controllers;

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the organisation and management of events, the call centre, auditors, advisors. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, and the entities providing financing or insurance services;

5) Data storage period: We will process your personal data in connection with your interest in and preparation of an offer for the period necessary to handle your offer enquiry (not longer than six months if you lose interest in the offer or, if you withdraw your consent earlier, until its withdrawal) and for the period necessary to enter into a contract. In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for five years.

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability), the right to withdraw your consent to being contacted by phone or electronically at any time at the Authorised Dealer or Authorised Service Partner; withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl; you may also directly contact the other Controllers. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims). You have the right to object to direct marketing, including profiling;

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from documents, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted  by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 8: Showing interest in a vehicle purchase offer and giving consent for marketing purposes

How we process your data?  (The information obligation under the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR)).

1) Scope of data: We process the following categories of your data - identification, contact and mailing details, offer or enquiry details (also on our websites); and if you are our customer, also data collected about you as part of our relationship to date. In the case of special discount offers, also other additional information confirming the eligibility for the discount, e.g. details of employment, occupation, function;

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing (depending on the purpose of processing, the controllers of your personal data are):

a)      in connection with your interest in an offer for the purchase of a Volkswagen brand vehicle (in this respect, your provision of such data is necessary for taking steps in order to perform a future contract):

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner;

For what purpose and on what legal ground:

  • in order to take steps necessary for the performance of a contract, i.e. the preparation and presentation of an offer at your request (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR), and if you are an employee or a contact person of a customer – then your personal data will be processed for the purposes of our legitimate interests consisting in the ability to contact you on an ongoing basis (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • in order to survey the quality of service within the dealership network, for the purposes of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes – improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base (for creating individual profiles, see point b) below), financial analysis of VGP and the dealership network, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of internal settlements between VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR;
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

b)      and additionally, in connection with the consent for marketing purposes (the provision of data is voluntary):

Who: VGP and Head Office: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;

For what purpose and on what legal ground:

  • for the purpose of offering you Volkswagen brand products and services and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand (marketing) (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for the purpose of selecting offers of Volkswagen brand products and services, and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand, according to your needs, interest, profile – i.e. for the purpose of profiling, including the use of automated processes, consisting in compiling your data, within the scope of your consent, from various sources (including data collected by VGP, the Authorised Dealer or Authorised Service Partner, the websites) and the profile attributed to you on this basis, resulting in the selection and presentation of advertisements or offers corresponding to your profile to you. If, in any respect, an advertisement or offer intended for you does not correspond to your needs or interests, or we should take other factors into account, please contact us (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • in order to carry out after-sales activities consisting in analysing and surveying customer satisfaction, interest in the Volkswagen brand and Volkswagen brand products and services (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes, for internal settlements between the Importer, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”; you may also directly contact the other Controllers;

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the  organisation and management of events, the call centre, auditors, advisors, and, for marketing purposes, also Authorised Dealers and Authorised Service Partners of the Volkswagen brand, whose current list and contact details can be found on the Volkswagen website and at the Authorised Dealers and Authorised Service Partners. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, the Authorised Dealer and Authorised Service Partner, Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, and the entities providing financing or insurance services, including Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. (if there is a legal basis for that);

5) Data storage period: We will process your personal data in connection with your interest in and preparation of an offer for the period necessary to handle your offer enquiry (not longer than six months if you lose interest in the offer or, if you withdraw your consent earlier, until its withdrawal) and for the period necessary to enter into a contract. In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for five years. Your personal data will be processed for marketing purposes for the period for which these purposes based on consent remain valid, but not longer than for five years after the last contact with you, and if you withdraw your consent, until your consent is withdrawn. Moreover, we will keep evidence of your consent for evidential purposes, i.e. to prove the facts in case of any claims related to the processing of personal data, until the statute of limitations expires;

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability), the right to withdraw your consent using the form on www.vw-group.pl/pl/prywatnosc or at an Authorised Dealer or Authorised Service Partner of the Volkswagen brand; withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing of your data based on consent before its withdrawal. You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl; you may also directly contact the other Controllers. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims). You have the right to object to direct marketing, including profiling;

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from documents, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 9: Test drive and providing a vehicle

How we process your data?  (The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR))

1) Scope of data: We process the following categories of your data - identification, contact and mailing details, driving licence number, tested vehicle details, your enquiry details (also on our websites);

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing

In connection with a test drive and providing a Volkswagen brand vehicle (in this respect, your provision of such data is necessary for the performance of the contract, and their absence will prevent its performance):

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner;

For what purpose and on what legal ground:

  • for the provision of a test drive service (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • in order to document the service provided, on the basis of tax, customs and accounting legislation (legal basis: Article 6(1)(c) of the GDPR);
  • in order to survey the quality of service within the dealership network, for the purposes of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes – improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base, financial analysis of VGP and the dealership network, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”; you may also directly contact the other Controllers;

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the organisation and management of events, the call centre, auditors, advisors. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, the entities providing financing or insurance services;

5) Data storage period: Your personal data processed in connection with and on the basis of a contract will be stored by us for the period in which claims related to the contract may emerge, i.e. for six years plus one year after the end of the year in which the contract is completed; the additional year is for last-minute claims, delivery problems, and the fact that the period runs from the end of the year is intended to set a single date for data removal in respect of contracts terminating in the given year. In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for five years.

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability). You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl; you may also directly contact the other Controllers. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims);

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from documents, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 10: Test drive and providing a vehicle, and giving consent for marketing purposes

How we process your data  (The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR))

1) Scope of data: We process the following categories of your data - identification, contact and mailing details, driving licence number, tested vehicle's details, your enquiry details (also on our websites); and if you are our customer, also data collected about you as part of our relationship to date.

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing (depending on the purpose of processing, the controllers of your personal data are):

a) in connection with a test drive and providing a Volkswagen brand vehicle (in this respect, your provision of such data is necessary for the performance of the contract, and their absence will prevent its performance):

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Authorised Dealer/Authorised Service Partner;

For what purpose and on what legal ground:

  • for the provision of a test drive service (legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR);
  • in order to document the service provided, on the basis of tax, customs and accounting legislation (legal basis: Article 6(1)(c) of the GDPR);
  • in order to survey the quality of service within the dealership network, for the purposes of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes – improved tailoring of products and services to the needs of our customers, general optimisation of our products, optimisation of service processes, building a customer knowledge base, financial analysis of VGP and the dealership network, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal sales network reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of managing the sales and customer service process, setting standards of customer service for the Volkswagen brand, assuring the quality of products and services, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

b) and additionally, in connection with the consent for marketing purposes (the provision of data is voluntary):

Who:

VGP and Head Office: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;

For what purpose and on what legal ground:

  • for the purpose of offering you Volkswagen brand products and services and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand (marketing) (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for the purpose of selecting offers of Volkswagen brand products and services, and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand, according to your needs, interest, profile – i.e. for the purpose of profiling, including the use of automated processes, consisting in compiling your data, within the scope of your consent, from various sources (including data collected by VGP, the Authorised Dealer or Authorised Service Partner, the websites) and the profile attributed to you on this basis, resulting in the selection and presentation of advertisements or offers corresponding to your profile to you. If, in any respect, an advertisement or offer intended for you does not correspond to your needs or interests, or we should take other factors into account, please contact us (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • in order to carry out after-sales activities consisting in analysing and surveying customer satisfaction, interest in the Volkswagen brand and Volkswagen brand products and services (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes, for internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”; you may also directly contact the other Controllers;

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the  organisation and management of events, the call centre, auditors, advisors, and, for marketing purposes, also Authorised Dealers and Authorised Service Partners of the Volkswagen brand, whose current list and contact details can be found on the Volkswagen website and at the Authorised Dealers and Authorised Service Partners. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy, and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, and the entities providing financing or insurance services, including Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. (if there is a legal basis for that);

5) Data storage period: Your personal data processed in connection with and on the basis of a contract will be stored by us for the period in which claims related to the contract may emerge, i.e. for six years plus one year after the end of the year in which the contract is completed; the additional year is for last-minute claims, delivery problems, and the fact that the period runs from the end of the year is intended to set a single date for data removal in respect of contracts terminating in the given year. In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for five years.  Your personal data will be processed for marketing purposes for the period for which these purposes based on consent remain valid, but not longer than for five years after the last contact with you, and if you withdraw your consent, until your consent is withdrawn. Moreover, we will keep evidence of your consent for evidential purposes, i.e. to prove the facts in case of any claims related to the processing of personal data, until the statute of limitations expires;

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability), the right to withdraw your consent using the form on www.vw-group.pl/pl/prywatnosc or at an Authorised Dealer or Authorised Service Partner of the Volkswagen brand; withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing of your data based on consent before its withdrawal. You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl; you may also directly contact the other Controllers. VGP and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner will each be responsible for the implementation of data subjects' rights in their own processes or in their own IT systems;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims). You have the right to object to direct marketing, including profiling;

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from documents, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.

With respect to point 11: Marketing consent

How we process your data? (The information obligation under Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119, p. 1) (henceforth: GDPR))

1) Scope of data: We process the following categories of your data - identification, contact and mailing details, and if you are our customer, also offer or enquiry details (also on our websites), details of orders and executed contracts, VIN, vehicle and vehicle-generated data, vehicle history, location data, complaint data, financial data (bank account number and product financing details);

2) Joint Controllers and the purposes of and legal grounds for processing

In connection with the consent for marketing purposes (the provision of data is voluntary):

Who:

  • Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, entered in the Business Register kept by the District Court in Poznań – Nowe Miasto and Wilda, 8th Business Division, under KRS number 0000327143, NIP Tax ID: 782-24-63-563, REGON Statistical ID: 301062169 (VGP);
  • Head Office: Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy;

For what purpose and on what legal ground:

  • for the purpose of offering you Volkswagen brand products and services and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand (marketing) (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for the purpose of selecting offers of Volkswagen brand products and services, and automotive accessories, products and services related to the Volkswagen brand, according to your needs, interest, profile – i.e. for the purpose of profiling, including the use of automated processes, consisting in compiling your data, within the scope of your consent, from various sources (including data collected by VGP, the Authorised Dealer or Authorised Service Partner, the websites) and the profile attributed to you on this basis, resulting in the selection and presentation of advertisements or offers corresponding to your profile to you. If, in any respect, an advertisement or offer intended for you does not correspond to your needs or interests, or we should take other factors into account, please contact us (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • in order to carry out after-sales activities consisting in analysing and surveying customer satisfaction, interest in the Volkswagen brand and Volkswagen brand products and services (legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR);
  • for archiving (evidence) purposes in the pursuit of our legitimate interests, i.e. to preserve information in the event of a legal need to prove facts, or potentially establish, exercise or defend legal claims (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for analytical and statistical purposes, for internal settlements between VGP, the Head Office and the Authorised Dealer/Authorised Service Partner, as well as internal audits, internal reporting, verification of Authorised Dealer/Authorised Service Partner activities, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR);
  • for the purpose of maintaining a central customer database, including prospective customers, combining data from different systems and sources, including the exercise of your rights, e.g. for updating your data, in the pursuit of our legitimate interests (legal basis: Article 6(1)(f) of the GDPR)

The joint controlling results from the pursuance by the above entities of objectives in the area of shared processes or shared IT systems within the sales network of Volkswagen brand products.

3) Contact with VGP's Data Protection Officer: You may contact VGP's DPO by e-mail at: iod@vw-group.pl or in writing at the address of Volkswagen Group Polska sp. z o.o. with its registered office in Poznań (61-037), ul. Krańcowa 44, marked “IOD”; you may also directly contact the other Controllers;

4) Data recipients: The recipients of your personal data will be: companies providing services at our request, to which we will outsource activities involving data processing, in the first instance in the area of IT services, marketing services (including marketing agencies), market research, companies supporting the  organisation and management of events, the call centre, auditors, advisors, and, for marketing purposes, also Authorised Dealers and Authorised Service Partners of the Volkswagen brand, whose current list and contact details can be found on the Volkswagen website and at the Authorised Dealers and Authorised Service Partners. The data recipients may be Group companies, including Volkswagen AG w Wolfsburgu, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, Niemcy and Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Leasing GmbH Sp. z o.o. Poland Branch, Volkswagen Serwis Ubezpieczeniowy Sp. z o.o. (if there is a legal basis for that);

5) Data storage period: Your personal data will be processed for marketing purposes for the period for which these purposes based on consent remain valid, but not longer than for five years after the last contact with you, and if you withdraw your consent, until your consent is withdrawn. Moreover, we will keep evidence of your consent for evidential purposes, i.e. to prove the facts in case of any claims related to the processing of personal data, until the statute of limitations expires; In respect of any other purposes of our legitimate interests – for the period of validity of such purposes or until you object, in either case not longer than for five years.

6) Data subject's rights clause: You have the right to access your data, the right to rectify and erase your data, the right to restrict processing of your data, the right to transfer your data (data portability), the right to withdraw your consent using the form on www.vw-group.pl/pl/prywatnosc or at an Authorised Dealer or Authorised Service Partner of the Volkswagen brand; withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing of your data based on consent before its withdrawal. You may also exercise your rights by contacting us by email at: daneosobowe@vw-group.pl; you may also directly contact the other Controllers;

7) Right to object: You have the right to object to the processing of your data for the purposes of our legitimate interests, as defined above (in such case, we will cease to process your data for the above purposes unless we are able to demonstrate that compelling legitimate grounds exist for the processing of such data by us that override your interests, rights and freedoms, or that the data is necessary for the potential establishment, exercise or defence of legal claims). You have the right to object to direct marketing, including profiling;

8) Right to lodge a complaint: You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – in Poland, with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if you believe that the processing of your personal data violates the GDPR;

9) Source of origin of the data: Data made available by you, data collected and made available by or on behalf of the Controllers (mailing details as above), Authorised Dealers/Authorised Service Partners of VGP, data derived from documents, data derived from the websites; for businesses, also from public CEIDG and KRS registers;

10) If, in the course of processing, your personal data are transferred to recipients in third countries (outside the EEA), such transfer may take place on the basis of a decision that the third country ensures an adequate level of data protection taken by the European Commission or on the basis of standard data protection clauses adopted by the European Commission or on the basis of your explicit consent. For further information in this respect, please contact VGP's DPO.